Bestellungen am besten bündeln

Dieser Service ermöglicht der Apotheke auf der einen Seite eine hohe Lieferfähigkeit. Doch auf der anderen Seite verführt er zu unwirtschaftlichem Einkaufsverhalten. Oft stecken hinter dem Einkaufsverhalten weniger betriebswirtschaftliche Kalküle, sondern Strukturen haben sich mit der Zeit eingespielt. Mal hat ein Apotheker bei der Übernahme das Bestellverhalten seines Vorgängers einfach weitergeführt, mal hat ein anderer sich von einem netten Außendienstmitarbeiter anwerben lassen oder er wollte einen neuen Lieferanten probeweise testen. Doch je mehr Lieferanten eine Apotheke hat, desto weniger effizient ist das Bestellverhalten.

Aus den Erfahrungen vieler Einkaufsberatungen empfehlen die Experten der Treuhand Hannover, mit höchstens zwei Großhändlern zusammenzuarbeiten und das Gros der Bestellungen auf einen Hauptlieferanten zu konzentrieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Bündeln der Einkäufe stärkt die Verhandlungsposition der Apotheke bei den Konditionen – ein großer Teil des Monatsbezugs erfolgt zu guten Konditionen und der Aufwand für das Bearbeiten und Kontrollieren der Bestellungen verringert sich. Manche Apotheker wickeln sogar ihren kompletten Warenbezug über einen einzigen Großhandel ab. So erzielen sie optimale Einkaufsvorteile und reduzieren den Bestellaufwand. Jedoch muss der ausgewählte Partner sehr leistungsstark sein.

Eine ähnliche Taktik sollten Apotheker bei Direktbestellungen verfolgen. In manchen Apotheken ist der höhere Rabatt die wesentliche Motivation, um bei Pharmafirmen zu bestellen. Die wirtschaftlichen Nachteile des Herstellereinkaufs – der höhere Zeitaufwand, das Bilden eines Übervorrats und das größere Lagerrisiko – treten in den Hintergrund. Je geringer die Bestellmenge und der Rabattunterschied zum Großhandel aber sind, umso weniger lohnt sich ein Direktbezug. Deshalb sollten Apotheker genau überlegen, bei welchen Lieferanten eine Bestellung sinnvoll ist.

Jede Lieferung, die eine Apotheke bekommt, stört den Betriebsablauf und macht Arbeit. Es ist daher ratsam, die Zahl der Touren, die Lieferzeitpunkte und die Größe des Lagers zu überdenken. Am besten ist es, die Lieferungen in zwei Bereiche aufzuteilen. Zum einen sollte es eine Art Lagertour geben, bei der all das bestellt wird, was die Apotheke nicht schnellstens benötigt. Diese große Sendung, die den Lagerbestand auffüllt, sollte nicht zu Stoßzeiten kommen, sondern besser nachts oder frühmorgens. Die Annahme und das Wegräumen der Ware können dann bereits vor dem Öffnen oder vor dem ersten Kundenansturm erledigt sein.

Da mit der ersten Tour schon viele Artikel am Lager vorrätig sind, dürfte sich der Bedarf für weitere Touren in Grenzen halten. Diese »Ausputzer-Lieferungen« sollten mit Blick auf Kundenverhalten und -wünsche, den Arbeitsanfall und die Personalbesetzung terminiert werden. Insgesamt spart das Bündeln der Lieferungen Zeit und Kosten. Da auch der Großhandel profitiert, wenn er eine Apotheke seltener anfahren muss, kann dies in Verhandlungen ein Vorteil sein.

Großes Lager kann von Vorteil sein

Die Warenbeschaffung lässt sich aber auch durch ein großes Lager optimieren. Je weniger Artikel eine Apotheke vorrätig hat, desto mehr außerplanmäßige Bestellungen fallen an und desto häufiger muss sie beliefert werden.

Normalerweise wird auf Basis der Vergangenheit berechnet, welche und wie viele Arzneimittel eine Apotheke auf Lager legen muss. Neue EDV-Programme gehen weiter und berücksichtigen auch Bestell-aufwand, Lagerkosten und Roherträge. Das verbessert die Bestell- und Lager- prozesse. /