Automatisch mehr Zeit

<typohead type="3">Automatisch mehr Zeit

Von Anette Immel-Sehr

Kommissionierautomaten für Apotheken gibt es seit gut zwanzig Jahren. Was als Sensation begann, gehört mittlerweile in rund tausend deutschen Apotheken zum Alltag. Die Automatisierung bietet die Chance zu rationalisieren und Zeit für Beratung zu gewinnen.

»Am Anfang aller Überlegungen muss eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsanalyse stehen«, sagt Diplom-Ingenieur Heinz Senkler, unabhängiger Berater für Kommissionierautomaten in Langenhagen. »Damit sich die Anlage in einigen Jahren amortisiert, muss vor allem genau geschaut werden, welchen Zeitgewinn man mit ihr erreichen kann.«

Wie kommt es zu diesem Zeitgewinn? Man spart einerseits Zeit bei der Einlagerung der Medikamente und bei der Lagerpflege. Dies reicht jedoch nur selten, um Personalkosten zu reduzieren – wohl aber, um die gewonnene Zeit für qualifiziertere Tätigkeiten zu nutzen. Die größten Chancen liegen bei der Abgabe: Apotheker oder Pharmazeutisch-technische Assistentin (PTA) fordern die Ware per Computer aus dem Kommissionierautomaten an statt zum Alphabet zu laufen, die Packung herauszusuchen und dann zum Handverkaufstisch zurückzukehren. Diese Zeit kann für die Beratung und Zusatzverkäufe genutzt werden. »In den meisten Fällen ist es der so erreichte Mehrumsatz, durch den sich die Anlage amortisiert«, so Senkler. Ein anderes Argument für die Anschaffung eines Kommissionierautomaten ist der Platzgewinn. Denn der Automat benötigt weniger Fläche als Schubladenschränke. Zudem ist es möglich, ihn weiter entfernt von der Offizin im Keller oder im Obergeschoss unterzubringen. Der gewonnene Raum kann dann genutzt werden, um die Frei- und Sichtwahl zu erweitern und möglicherweise einen weiteren Kassenplatz einzurichten. Gerade in engen alten Gebäuden ist es oft erst durch eine Verlegung des Warenlagers möglich, die Offizin zeitgemäß zu gestalten.

Das Ende des Alphabets

Anders als in den traditionellen Schubladensäulen wird die Ware im Kommissionierautomat nicht nach dem Alphabet, sondern nach der Packungsgröße einsortiert. Sie findet dort ihren Platz, wo sie am besten hinpasst. Durch dieses als »chaotische Lagerung« bezeichnete Prinzip wird der Lagerraum optimal ausgenutzt.

Die Einlagerung kann je nach Anlage manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch erfolgen. Bei der manuellen Einlagerung steckt man die zuvor eingescannten Packungen in die vom Computer angezeigten Schächte.

Bei der halbautomatischen Einlagerung werden die Packungen von Hand gescannt und ungeordnet zum Beispiel in einer Einlagerungstür abgelegt, von der aus der Roboter sie aufnimmt, vermisst und an einem freien Lagerplatz ablegt. Die vollautomatische Methode erfordert die wenigsten Handgriffe: Man entleert die Ware komplett auf ein Förderband. Alles weitere erledigt dann der Automat.

Wird ein Arzneimittel vom Handverkaufstisch aus angefordert, so entnimmt es der Roboterarm aus seinem Lagerfach. Mittels ausgefeilter Fördertechnik wie Förderband, Wendelrutsche, Lift oder Rohrpost gelangt es dann an die Ausgabestelle. Je nach Hersteller arbeiten die Roboterarme mit Saug-, Greif- und/oder Schiebetechnik. Die Automaten sind mit allen gängigen Warenwirtschaftssystemen kompatibel und können die Pflege des Warenlagers erheblich unterstützen.

Derzeit bieten mehr als ein Dutzend Hersteller aus dem In- und Ausland in Deutschland Kommissionierautomaten an. Die Anlagen unterscheiden sich vor allem hinsichtlich Grundriss, Lagergröße und Schnelligkeit bei der Ein- und Auslagerung. Wie schnell eine Kommissionieranlage sein muss, damit sie auch in Spitzenzeiten den Betriebsablauf nicht bremst, ist in jeder Apotheke anders. Auch die benötigte Lagerfläche muss individuell für das Sortiment der jeweiligen Apotheke ermittelt werden.

Einige Hersteller sind auf lange schmale Anlagen spezialisiert, andere bieten fast quadratische Grundformen. Neben Standardmodellen gibt es für jedes Raumerfordernis maßgeschneiderte individuelle Lösungen. Einige Hersteller bieten preiswerte Einstiegsmodelle, die dann je nach Bedarf modular erweitert werden können. Weitere Unterschiede der Anlagen liegen im Detail der Funktionen und in der Qualität des Wartungsservice. Daher lohnt der kritische Vergleich der Angebote, um die optimale Lösung für die eigene Apotheke zu finden.

Eine grundsätzliche Frage ist, ob das gesamte Sortiment mit dem Kommissionierautomaten erfasst wird oder ob man sich auf ein Teilsortiment ­ meist sind dies die Schnelldreher ­ beschränkt. Für die richtige Entscheidung ist eine sorgfältige Abverkaufsanalyse notwendig, empfiehlt Senkler. Seiner Meinung nach ist eine Teilautomatisierung nur in seltenen Fällen die beste Lösung, da die meisten Apotheken ein eher breites Sortiment führen. Wer sich mit dem Gedanken trägt, einen Kommissionierautomat anzuschaffen, sollte sich ausgiebig beraten lassen – entweder von einem unabhängigen Fachmann oder er holt die Lösungsvorschläge von mehreren Herstellern ein.

Angst vor dem Apotheken-GAU 

Was passiert bei einer Betriebsstörung des Kommissionierautomaten? Alle Hersteller bieten einen Notdienst an, der das Problem per Fernwartung oder schnellstmöglich durch den Kundendienst vor Ort löst. Der Apothekenbetrieb ist bis zum Beheben des Problems zwar erschwert, aber kommt nicht zum Erliegen, da es grundsätzlich möglich ist, den Automaten zu öffnen und die Produkte selbst herauszunehmen. Mit Hilfe des Computers kann man den Lagerplatz des Produktes ermitteln. Eine regelmäßige Wartung hilft, das Risiko einer Betriebsstörung zu verringern.

Beraten statt laufen

Für das Personal in der Offizin erfordert die neue Situation ein Umlernen. Nicht jeder Apothekenmitarbeiter ist ein Naturtalent in Gesprächsführung und manch einem mögen die Sekunden des Wartens sogar unangenehm sein. In speziellen Seminaren, wie sie beispielsweise von der Innovations-Akademie deutscher Apotheken angeboten werden, kann man lernen, die neu gewonnene Zeit des Kundenkontakts optimal für Beratung und Verkauf zu nutzen.

Apotheker Bernd Voss, Leiter der Apotheke Hausdorffstraße im Bonner Süden, arbeitet von Anfang an in seiner Apotheke mit einem Kommissioniersystem. »Ich habe Spaß an Innovationen und wollte die Apotheke möglichst zukunftsfähig anlegen. Die Entscheidung für eine so große Investition gleich zu Beginn ist mir nicht leicht gefallen, aber es hat sich gelohnt. Jetzt habe ich Hightech in der Apotheke und mehr Zeit für den Kundenkontakt. Die nutze ich dann nicht nur für Beratung, sondern auch mal einfach für ein kurzes persönliches Gespräch. Die soziale Komponente ist ja in der Apotheke wichtig.«

Auch die Arbeit der Pharmazeutisch-kaufmännischen Angestellten (PKA) ändert sich durch einen Kommissionierautomaten entscheidend. Für Apotheker Voss ergibt sich ein neues verantwortungsvolleres Job-Profil: »Mit einer tüchtigen PKA kann man enorme Wirtschaftlichkeitsreserven erschließen.« Für ihn ist die PKA eine wichtige Logistik-Managerin im Hintergrund. »Eine Fachkraft mit Erfahrung in Kommissioniertechnik hat einen hohen Wert auf dem Arbeitsmarkt und kann sich ihre Stelle aussuchen.«

Blick in die Zukunft

Uwe Grabst, Vertriebs- und Marketingleiter bei der Mach4 Automatisierungstechnik GmbH, sieht die Zukunft seiner Branche sehr positiv. »Die Apotheken werden sich in den nächsten Jahren neu positionieren müssen, um am Markt zu überleben. Dazu werden sie Betriebsabläufe und den Personaleinsatz optimieren. Ich bin überzeugt, dass wir im Bereich der Automatisierung eine Entwicklung sehen werden, ähnlich wie vor Jahren bei der Einführung der EDV-Warenwirtschaftssysteme.«

Auch Diplom-Ingenieur Heinz Senkler sieht ein starkes Ansteigen der Nachfrage: »Die Einführung der elektronischen Gesundheitskarte wird sicher in den nächsten Jahren einen regelrechten Boom auf dem Markt auslösen, was zu langen Lieferzeiten und ansteigenden Preisen führen könnte.« Sein Tipp: »Lieber jetzt prüfen, ob eine Automatisierung sinnvoll ist, als bis zum Höhepunkt der Nachfrage warten.«

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