Wie der Einstieg gut gelingt

Die Meinungen zu pharmazeutischen Dienstleistungen (pDL) sind geteilt: Viele Apothekenteams sind begeistert, andere eher skeptisch. »Lieferengpässe, zu viel Bürokratie, keine Mitarbeiter, nicht genug Geld: Wann soll da Zeit für die Etablierung der pharmazeutischen Dienstleistungen sein?«, so der Tenor zögerlicher Apotheker. Auf der anderen Seite brennen junge Apotheker, die die klinische Pharmazie an der Universität kennengelernt haben, für das Thema. Sie möchten ihre pharmazeutische Kompetenz mit den pDL ausleben und sich auch in der öffentlichen Apotheke heilberuflich profilieren.

»Die Etablierung der pDL ist eine Chance für zukünftige neue Honorarquellen, die sich nicht auf die Lieferung eines Medikaments, sondern auf Dienstleistungen beziehen; diese Tür sollten wir Apotheker weiter öffnen«, so die Meinung begeisterter Apotheker.

Wo stehen die pDL aktuell; wie können sie als Chance ergriffen werden? Wie kann die Etablierung mit Mehrwert für Patienten, Ärzte und Apotheker erfolgreich gelingen?

Seit rund einem Jahr können Apotheken fünf pDL erbringen und abrechnen. Nach einem schleppenden Beginn im Jahr 2022 und zahlreichen Unterstützungsmaßnahmen durch die Standesorganisationen hat im ersten Quartal 2023 immerhin ein Viertel der Apotheken pDL ausgeführt und zulasten des Nacht- und Notdienstfonds (NNF) abgerechnet. Positiv ist, dass damit die Zahl der engagierten Apotheken und das Ausschüttungsvolumen deutlich gestiegen sind. Dennoch ist noch viel Luft nach oben, denn der größte Teil der finanziellen Mittel im NNF wird noch nicht abgerufen.

Umfragen in der Apothekerschaft zeigen immer wieder dieselben Ergebnisse. Als Hürden werden Personalknappheit, Zeitmangel aufgrund der Lieferengpässe, fehlende Räumlichkeiten und zu viel Bürokratie bei der Erbringung der Dienstleistungen genannt.

Ebenso wichtig für den Berufsstand: Erstmalig können Apotheker selbstständig eine Honorierung für ihre Beratungsleistung auslösen. Außerdem kann ohne Wareneinsatz ein finanzieller Geldfluss generiert werden. Am Ende ist es für jeden Apothekeninhaber eine persönliche Entscheidung, ob es sich lohnt, diese Gesundheitsdienstleistungen auszubauen und sie als Teil einer Unternehmensstrategie zu begreifen.

Wenn die Apothekenleitung und das ganze Team hinter den pDL stehen, dann gelingt die Implementierung. Es braucht einen Spirit im Team, die neue Aufgabe zu priorisieren und gemeinsam anzufangen – weil die pharmazeutische Arbeit Freude macht, Kunden an die eigene Apotheke bindet und das Image der öffentlichen Apotheke intern für eigene Mitarbeiter, aber auch extern in der Öffentlichkeit stärkt.

Apotheken, die schon jahrelang Medikationsanalysen erfolgreich anbieten, finden leichter junge Apotheker aus dem Berufsnachwuchs. Erfahrene Kollegen, die die BAK-Seminare zur erweiterten Medikationsberatung bei Polymedikation besuchen, berichten über eine hohe Motivation, ihre pharmazeutischen Kenntnisse zu vertiefen und sinnvoll beim Patienten anzuwenden. Die Möglichkeit, in der Apotheke in dieser Weise pharmazeutisch zu arbeiten, verbessert die Berufszufriedenheit und bindet die Mitarbeiter an die Apotheke.

Wenn der Wille zur Implementierung da ist, sollten sich Apothekenleitung und ein bis zwei aktive Mitarbeiter zusammensetzen und einen ersten Masterplan erarbeiten.

Um einen neuen Arbeitsbereich aufzubauen, sollten sich die Beteiligten einig sein, was das Ziel ist, welchen Nutzen die Apotheke davon hat, in welchem Zeithorizont die Implementierung stattfinden soll und wer für die Abläufe verantwortlich ist. Es wird klar kommuniziert, wie die Apothekenleitung die Umsetzung unterstützen möchte und sollte. Gemeinsam wird überlegt, wie die Rahmenbedingungen gestaltet sein müssen, um erfolgreich zu starten. Dazu gehört zum Beispiel die Frage, welche Räumlichkeiten für die pDL genutzt werden sollen und ob diese ansprechend mit einem Tisch, zwei bis drei Stühlen und dem nötigen Equipment zur Blutdruckmessung und Inhalatorenschulung ausgestattet sind. Welche pDL sollen zuerst angeboten werden? Soll die Apotheke erst mit den beiden »kleinen« Dienstleistungen starten, um die Abläufe langsam zu etablieren?

Falls die erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation angeboten werden soll, ist zu klären, ob bereits ein Approbierter mit Qualifizierung im Team ist und ob die Apothekenleitung die Schulungen unterstützt. Sollen dazu auch digitale AMTS-Programme genutzt werden, wenn ja, welche, und welche finanzielle Investition ist eingeplant?

Weitere wichtige Elemente für die Implementierung sind die Planung effizienter Abläufe und die Definition von Zielvorstellungen: Wie viele pDL sollen in welchem Zeitraum von welchen Mitarbeitern angeboten werden, um die Leistung auch wirtschaftlich anbieten zu können?

Die pDL können als Zusatzgeschäft begriffen werden, die in Leerlaufzeiten angeboten werden. Wird die erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation Bewohnern von Pflegeeinrichtungen angeboten, sind die Zeiten gut zu planen. Außerdem können direkt mehrere Medikationsberatungen nacheinander erbracht werden.

Oft ist die Kombination mehrerer pDL möglich und wird so wirtschaftlicher. Die meisten Patienten mit Polymedikation erhalten Antihypertonika, viele nutzen auch Inhalatoren gegen Asthma oder COPD. Im günstigen Fall können drei Dienstleistungen bei einem Patienten vorgenommen und abgerechnet werden. Vielfach ergibt sich im Gespräch auch ein Bedarf für eine Zusatzempfehlung, zum Beispiel ein neues Blutdruckmessgerät oder eine Wochen-Dosette für Patienten mit Polymedikation.

Die Apothekenleitung sollte einen Mitarbeiter bestimmen und beauftragen, um die nötigen Dokumente, Räumlichkeiten und Materialien vorzubereiten. Das kann der Manager Pharmazeutische Dienstleistung (Kasten), aber auch eine von ihm angeleitete Person, zum Beispiel eine pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA) sein. Alle Unterlagen dazu sind auf der Homepage der ABDA zu finden (www.ABDA.de/pharmazeutische-dienstleistungen).

Grundsätzlich ist zu entscheiden, ob die Vereinbarungen und Quittungen, die der Patient unterschreibt, digital oder per Papier und Ordner dokumentiert werden sollen. In jedem Fall müssen die Dokumente mindestens vier Jahre aufbewahrt werden. Einige Apotheken nutzen bereits digitale Tools, in denen die Patienten ihre Unterschrift leisten. Wird zunächst mit Papier gestartet, sollte man die Vordrucke der Vereinbarung zwischen Apotheke und Patient auf die Apothekendaten personalisieren.

Für die Dienstleistungen der Blutdruckmessung und der Inhalatorschulung, die auch ad hoc angeboten und erbracht werden können, sollten die Vordrucke zusammen mit der Checkliste (Inhalatorschulung) und dem Protokoll der Blutdruckmessung (Blutdruckmessung) sowie einem Sonderbeleg zur Abrechnung griffbereit am Handverkaufstisch liegen. Wird der Patient angesprochen und willigt ein, können ihm die Dokumente für die beiden Unterschriften (Einwilligung der Vereinbarung und Quittierung der Erbringung) direkt vorgelegt werden.

Bei der pDL »erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation« ist zusätzlich noch eine Vereinbarung zur Schweigepflichtentbindung von Apotheker und behandelndem Arzt zu unterschreiben. Falls der Patient dies ablehnt, kann man die Dienstleistung trotzdem erbringen. Allerdings erhält dann der Patient am Ende den Ergebnisbericht; für Rücksprachen mit dem Arzt zur Klärung etwaiger Fragen muss er zunächst nach seinem Einverständnis gefragt werden.

Wenn Ziele, Zeitrahmen, die übergeordneten Verantwortlichkeiten und die Unterstützung der Apothekenleitung feststehen, sollte im nächsten Schritt das Team einbezogen werden.

In einer Teambesprechung sollten alle Mitarbeiter über Inhalte und Umsetzung informiert werden. Am besten übernimmt eine Person aus dem Leitungskreis – es kann eine Approbierte, aber auch eine PTA sein – mit Rückendeckung des Chefs die Organisation und Verantwortung. Dies wird zu Beginn der Teamschulung klar kommuniziert. Außerdem ist es wichtig, in einer Einstiegsrunde abzufragen, wie die Kollegen zu dem neuen Leistungsangebot stehen. Sorgen und Bedenken sollten ernst genommen und diskutiert werden. Unerlässlich ist es, auch Freude und Motivation für eine neue großartige Aufgabe zu wecken.

Die Bundesapothekerkammer (BAK) hat auf der ABDA-Homepage einen Foliensatz für eine Teamschulung zur Verfügung gestellt. Dieser kann für die Information der Mitarbeiter genutzt werden. Sinnvoll ist es, nach der Vorstellung der Inhalte die Abläufe ganz praktisch in Rollenspielen im HV komplett durchzugehen:

• Ansprache der Patienten – Erläuterung der Formulare und des Nutzens,
• Umsetzung der Dienstleistung – ad hoc oder mit Termin,
• Dokumentation der Ergebnisse,
• Quittierung der Dienstleistung,
• Abrechnung mithilfe der Sonderbelege.
• Software zur Unterstützung

Im Team sollte vereinbart werden, wann und für welche Dienstleistungen Termine angeboten werden, um Stoßzeiten zu vermeiden. Die erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation sowie die Beratung bei oraler Antitumortherapie und bei Immunsuppression bei Organtransplantierten sollte die Apotheke immer mit Termin anbieten. Es gibt Termin-Tools, in die sich der Patient selbst online eintragen kann. In der Regel spricht jedoch ein Apothekenmitarbeiter den Patienten persönlich an und trägt dann den vereinbarten Termin in den Plan ein.

Die Koordination der Termine kann eine PKA übernehmen. Ebenso können PKA für die Räumlichkeiten verantwortlich sein. Ein geeigneter Beratungsraum in ausreichender Größe sollte zur Verfügung stehen. Im Notfall kann das Büro zu einem Sprechzimmer – ähnlich wie in einer Arztpraxis – umfunktioniert werden. Für die Inhalatorenschulung sollten Demonstrationsgeräte, ein Tablet, auf dem Schulungsvideos gezeigt werden können, und die Checklisten zur Dokumentation bereitliegen. Ein validiertes Blutdruckmessgerät ist nötig, um die strukturierte Risikoerfassung hoher Blutdruck zu erbringen. Für die komplexen pharmazeutischen Dienstleistungen sollten Materialien zur Literaturrecherche, Datenbanken und Hilfsmittel zum AMTS-Check genutzt werden.

Achtung: Die AMTS-Software ist immer eine gute Unterstützung, um nichts zu vergessen und die Überprüfung zu beschleunigen, aber sie ersetzt nicht den pharmazeutischen Sachverstand zur Beurteilung der Ergebnisse.

Viele Patienten kennen die neuen pDL noch nicht, sind aber gewöhnt, eine Beratung in Zusammenhang mit der Abgabe eines Medikaments zu erhalten. Dass es davon losgelöst intensive Medikationsgespräche und Beratungsangebote gibt, die von der Krankenkasse bezahlt werden, muss erst einmal bekannt gemacht werden.

Die Apotheke kann die Dienstleistungen auf verschiedenen Wegen bewerben: mit Handzetteln und Plakaten (abzurufen unter apothekenkampagne.de), Informationen auf der eigenen Apotheken-Homepage oder bei Vorträgen bei Selbsthilfegruppen. Wichtig ist auch, das Kundenportal »Mein Apotheken-Manager« (www.mein-apothekenmanager.de) bekannter zu machen – und natürlich die Angebote der eigenen Apotheke dort einzustellen. Am erfolgreichsten ist es, die Patienten direkt persönlich, zum Beispiel bei der Belieferung von Rezepten, anzusprechen:

• »Wissen Sie eigentlich, wo Ihr Blutdruck aktuell liegt? Sie nehmen doch Blutdruckmedikamente. Was halten Sie davon, wenn wir den Blutdruck einmal messen und Ihnen die Ergebnisse für Ihren Arzt zur Verfügung stellen? Was meinen Sie: Ist das etwas für Sie?«
• »Kennen Sie das Inhaliergerät schon oder ist es eine Neuverordnung? Lassen Sie uns die Anwendung des Inhalators doch einmal zusammen durchgehen. Ich schule Sie gerne kurz dazu, damit Ihr Arzneimittel optimal wirken kann.«
• »Sie nehmen ja eine ganze Reihe von Medikamenten ein. Wissen Sie, dass Sie einmal im Jahr Anspruch darauf haben, ein intensives Beratungsgespräch mit einem Apotheker dazu zu führen? Darin werden alle Medikamente, die Sie aktuell einnehmen, ausführlich besprochen, sodass Sie mehr Sicherheit bei der Arzneimittelanwendung haben. Was meinen Sie: Haben Sie Interesse?«

Die pDL sind auch eine Chance, um die interprofessionelle Zusammenarbeit zu stärken. Immer wieder haben Apotheker Ängste, dass Ärzte die Dienstleistungen ablehnen. Umfragen unter Apothekern haben ergeben, dass die Zusammenarbeit zwischen Ärzten und Apothekern zu etwa 80 Prozent als zufriedenstellend bis vertrauensvoll bewertet wird. Dieses Ergebnis sollte Mut machen, mit Ärzten in Kontakt zu treten und die pharmazeutischen Dienstleistungen vorzustellen.

Erfahrungsgemäß wird die erweiterte Medikationsberatung kritisch betrachtet. Ärzte befürchten, dass Apotheker ihr Vertrauensverhältnis zum Patienten beeinträchtigen könnten und dass die Therapietreue leidet. Schafft man es, diese Sorgen zu entkräften, und setzt Patienten und ihre Medikationsprobleme hinsichtlich Einnahme, Verständnis und Anwendung in den Mittelpunkt, kann daraus eine vertrauensvolle interprofessionelle Zusammenarbeit entstehen.

Eine gute Möglichkeit, miteinander ins Gespräch zu kommen, ist es, bei einem Qualitätszirkel der Hausärzte in der Region einen Vortrag zu einem interessanten Thema zu halten, zum Beispiel Polymedikation, Interaktionen von Medikamenten aus der Selbst- und Dauermedikation oder Aut-simile-Regelung bei Lieferengpässen. Wenn gemeinsame Anknüpfungen gefunden werden, lässt sich auch das Thema »erweiterte Medikationsberatung bei Polymedikation« platzieren und als Win-win-Situation von Ärzten, Apothekern und Patienten darstellen. Die Vernetzung mit Ärzten vor Ort, die die Apotheke »um die Ecke« wegen der guten und kompetenten Beratung kennen und schätzen, kann in Zukunft ebenfalls helfen, dass Patienten nicht in den Versandhandel abwandern.

Fazit: Pharmazeutische Dienstleistungen – packen wir sie an!