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09.04.2024 18:00 Uhr |
Was kann eine Filialleiterin oder ein Filialleiter selbstständig entscheiden, was muss mit dem Chef abgestimmt werden? Dazu gibt die Treuhand Hannover Tipps. / Foto: Getty Images/alvarez
Apothekeninhaberinnen und -inhaber müssen in der Hauptapotheke präsent sein. Von dort aus »nebenbei« den laufenden Betrieb in den Filialen zu regeln und Entscheidungen zu fällen, ist praktisch unmöglich – und sollte auch nicht das Ziel sein, wie die Treuhand Hannover in ihrem jüngsten Newsletter rät. Vielmehr sollte das Credo sein, die Filialleitung mit entsprechenden Kompetenzen auszustatten. Wichtig sei, diese schriftlich festzuhalten.
Zwar könnten die Eigentümerin oder der Eigentümer nie die gesamte Verantwortung übertragen, heißt es. Vielmehr seien in gewissem Umfang die Aufgabendurchführung zu überwachen und die Ergebnisse zu bewerten. Und dennoch: »Wer richtig delegiert, kann sich selbst entlasten und seine Mitarbeiter motivieren.«
Es ließen sich dabei verschiedene Autonomiegrade unterscheiden. Grundsätzlich bestünden drei verschiedene Stufen der Delegation von Aufgaben:
Das Spektrum von Befugnissen und Verantwortung ist also breit. Beim höchsten Autonomiegrad entscheidet die Filialleitung alleine und ohne Rücksprache mit Chefin oder Chef, nimmt Aufgaben wahr und fällt Entscheidungen. »Dies entlastet den Chef am meisten, eignet sich aber nicht für alle Aufgaben und Funktionen«, so Degenhardt.
Möglich ist auch, dass die Filialleitung beschränkt autonom agiert, etwa indem sie Entscheidungen nur nach Rücksprache mit dem Chef trifft oder die Entscheidungen eine bestimmte Tragweite nicht überschreiten dürfen (zum Beispiel bei Investitionen). »Reine Chefsachen« hingegen sind zum Beispiel sensible Aufgaben oder Personalentscheidungen.
Welche Kompetenzen die Filialleitung bekommen soll, sollte demnach bereits zu Beginn des Arbeitsverhältnisses geklärt und in einem Anhang zum Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden. Immer wieder, so Degenhardt, würden Filialleiterinnen und -leiter berichten, dass sie gern mehr Verantwortung übernehmen würden. Andersherum erwarteten auch Chefinnen und Chefs, dass die Filialleitungen eigenständig Aufgaben übernähmen.
Welche das in welchem Arbeitsbereich sein könnten, sollte also vorab definiert werden, damit falsche Erwartungen auf beiden vermieden werden können.
Folgende Arbeitsbereiche im Apothekenalltag könnten es beispielhaft sein:
Bei tagesaktuellen kundenrelevanten Vorgänge entscheidet die Filialleitung autonom. Delegiert werden können zudem Aufgaben wie die Abwicklung des Sprechstundenbedarfs oder die Belieferung von Seniorenheimen.
Freie Hand sollte die Filialleitung bei laufenden Bestellungen haben. Weitreichender ist es demnach, wenn der Filialleiter Verhandlungen führen oder die Bestellparameter selbst festlegen darf.
Gut delegiert werden können laut Treuhand Routineaufgaben wie die Durchführung von Ladenhüteranalysen, Lagerbereinigungen, permanente Inventuren oder Preisänderungsdienste. Vorgaben, wie oft zum Beispiel Lagerbereinigungen durchgeführt werden oder wann Artikel neu auf Lager gelegt werden, helfen, den Prozess zu strukturieren.
Sinnvoll ist es, die Filialleitung in die Entwicklung der Marketingaktivitäten einzubeziehen, auch wenn es eine zentrale Marketingplanung im Filialverbund gibt. Bei dezentraler Planung kann der Filiale ein Budget für eigene Maßnahmen oder Werbemittel zur Verfügung gestellt werden.
Ob Handwerker beauftragt oder (geringwertige) Güter eigenständig beschafft werden dürfen, kann etwa mithilfe von festgelegten Wertgrenzen geklärt werden, bis zu denen selber entschieden werden kann.
Tägliche Führungsaufgaben übernimmt die Filialleitung selbstständig. Festgelegt werden sollte, wann eine Information oder Einbindung des Inhabers sinnvoll ist. Die Entscheidung über Einstellungen und arbeitsrechtliche Maßnahmen liegt immer beim Inhaber.
