Was das Apothekenpersonal bewegt

Die Personalsituation in Apotheken ist angespannt: Fachkräfte- und Nachwuchsmangel führen häufig zu verdichteten Arbeitsprozessen. Die Arbeit in Apotheken wird generell immer anspruchsvoller. Umso wichtiger ist es, die Betriebssituation richtig einzuschätzen und aktives Mitarbeitermanagement zu betreiben. Eine aktuelle Studie der Treuhand Hannover will mit ihren Ergebnissen dabei unterstützen.

Der sogenannte Apothekenmonitor beleuchtet die Themen Personalmangel, Wirtschaftslage und die Attraktivität des Arbeitsplatzes. Grundlage dabei ist unter anderem eine Umfrage unter 700 Apothekenmitarbeitenden. »Die Ergebnisse der Studie können Apothekenführungen helfen, die Arbeit für ihre Teams attraktiver zu gestalten«, so Anke Kunigkeit, Beraterin und Coach bei der Treuhand. Denn sie zeigten, wo die Probleme liegen und wo Führungskräfte ansetzen können, um mehr Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten.

Zunächst zur Ausgangssituation: Derzeit erhalten rund 2400 Personen jährlich eine Approbation. 57 Prozent von ihnen arbeiten später auch in der öffentlichen Apotheke – rund 1350 pro Jahr. Die anderen 43 Prozent gehen in die Industrie, Verwaltung, oder Wissenschaft. Zu den 1350 Neuzugängen in den Offizinen rechnet die Treuhand noch mit jährlich 500 bis 750 weiteren Personen, die aufgrund von Apothekenschließungen auf den Arbeitsmarkt kommen. Gleichzeitig sind 16 Prozent der Approbierten bereits im rentenfähigen Alter oder werden es in den nächsten fünf Jahren sein. Den jährlich rund 2000 neu Approbierten stehen laut Treuhand demnach 2700 Apothekerinnen und Apotheker gegenüber, die das Rentenalter erreichen – eine große Personallücke. 

Doch nicht nur fehlt der Nachwuchs zahlenmäßig. Hinzu kommt, dass kaum noch jemand in Vollzeit arbeitet: ab 40 Jahren nur noch jeder fünfte Mitarbeitende. Teilzeit als Arbeitsmodell ist für die Apothekenbranche Fluch und Segen zugleich: Denn einerseits verschärft eine hohe Teilzeitquote den Personalmangel. Andererseits zeige die Befragung aber, dass diese Flexibilität zur Arbeitszufriedenheit beiträgt, so Guido Michels, Ökonom bei der Treuhand. Die Teilzeitfreundlichkeit des Arbeitsplatzes Apotheke ist somit ein Bonuskriterium für die Nachwuchsakquise.

Was die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der Apotheke betrifft, so geben folgende Kennzahlen Aufschluss: 2016 beschäftigte die Durchschnittsapotheke 6,1 Mitarbeitende in Vollzeit; 2024 war es fast eine halbe Stelle mehr. Der Umsatz je pharmazeutischem Mitarbeitenden ist von 2016 bis 2024 um 45 Prozent gestiegen. Dieser lag Ende 2024 bei 925.000 Euro. Doch die Treuhand weist gleichzeitig darauf hin, dass vom Mehrumsatz sich nicht im Ergebnis niederschlägt: der Gewinn je Pharmazeut ist demnach unverändert seit 2016.

Das Personal ist für Apotheken ein entscheidender Kostenpunkt: Fast die Hälfte ihres Rohgewinns (48 Prozent) geben die Apothekeninhabenden dafür aus. Bei etwa 50 bis 55 Wochenöffnungsstunden (Apothekendurchschnitt) kostet jede Öffnungsstunde etwa 130 Euro an Personalkosten laut Treuhandberechnungen. Wirtschaftlich herausfordernd seien die Mittags- und Randzeiten, wo weniger Kundenfrequenz auf eine höhere Besetzung trifft. Hier der Rat, die Frequenzanalyse mit dem Dienstplan abzustimmen.

Zudem wird die Arbeit am Kunden teurer und dauert länger. Etwa sieben Euro Personalkosten löst jeder Kunde aus. Gegenüber 2017 sind die Kosten um 40 Prozent gestiegen. Neben der abnehmenden Produktivität spielten für die Entwicklung vor allem Lohnerhöhungen eine Rolle, so die Wirtschaftsexperten der Treuhand. Aufgrund immer komplexer werdender Aufgaben, wie etwa Lieferengpassmanagement, Dokumentationspflichten etc. hat sich die Arbeitszeit pro Kunde seit 2017 um eine Minute verlängert auf nun etwa neuneinhalb Minuten.

So viel zu den Kennzahlen. Effizientes Arbeiten sei ein wichtiger Aspekt, damit das Apothekenteam gemeinsam die wirtschaftlichen Ziele erreicht, so Guido Michels. »Doch genauso wichtig ist gute Führung, Zufriedenheit im Team und Mitarbeiterbindung an das Unternehmen. Erfolgreiche Apotheken schaffen eine perfekte Balance zwischen Ziel- und Mitarbeiterorientierung.«

Und wie attraktiv ist der Arbeitsplatz Apotheke? Wie zufrieden sind die Teams in deutschen Apotheken? Von den 700 Befragten kommen 80 Prozent gerne zur Arbeit und sogar etwas mehr fühlen sich in der Apotheke wohl. Aber gleichzeitig ist jeder Fünfte nur teils oder kaum glücklich mit dem Arbeitsplatz.

Der Arbeitsplatz Apotheke bietet Verlässlichkeit, viel Routine, und wenig Überraschungen. Nach Treuhandangaben wissen 90 Prozent der befragten Angestellten, was von ihnen erwartet wird – dank Qualitätsmanagement, festen Regeln und klaren Abläufen. Das gefällt aber längst nicht allen Mitarbeitenden. Laut Umfrage wünschen sich ein Drittel der Befragten spannendere Aufgaben. Hier sei es wichtig, denen, die es wünschen, Raum für Sonderaufgaben, neue Herausforderungen und Projekte zu geben, so Treuhand-Coach Anke Kunigkeit.

Was die Bewertung der Apothekenführung betrifft, so bekommen die Vorgesetzen gute Noten. Laut Umfrage fühlt sich eine große Mehrheit von ihrer Führungskraft wahrgenommen, wertgeschätzt und eingebunden. Aber Achtung: bis zu einem Drittel der Angestellten erwarten eine andere Ansprache, vor allem die Gruppe der Unter-35-Jährigen.  »Gute Führung erfordert einen ständigen Perspektivenwechsel«, so Kunigkeit, Aufmerksam zuhören, Sichtweisen spiegeln und Erfahrungen wertschätzen gehörten zum Führungsalltag.

Ein Pluspunkt für den Arbeitsplatz Apotheke sei die flexible Arbeitszeitplanung. 72 Prozent aller Befragten gaben an, dass sie mit den Arbeitszeiten zufrieden sind. Grund dafür ist laut Treuhand die hohe Teilzeitquote und die individuelle Dienstplangestaltung. Viele Apotheken seien hier sehr flexibel.

»Work-Life-Balance« gehe also auch in der Apotheke, so Kunigkeit – ein wichtiger Attraktivitätsaspekt für den Nachwuchs, den es noch stärker zu kommunizieren gelte. Je flexibler die Dienstplanung, Teilzeitmöglichkeiten und vielleicht Home-Office Tätigkeiten sind, desto attraktiver sei der Arbeitsplatz für das Team.