Registrierkassen ab 2020 strenger überwacht

Bereits im Dezember 2016 hatte der Bundesrat dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen zugestimmt. Ziel des Gesetzes ist es sicherzustellen, dass die digitalen Grundaufzeichnungen vollständig und unverändert sind, um Manipulationen zu verhindern. Betroffen von den Neuregelungen sind alle Betriebe, die ihre Bargeldeinnahmen mittels einer elektronischen Registrierkasse aufzeichnen. Sie sind ab Januar 2020 dazu verpflichtet, eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung einzusetzen. Um diesen Forderungen des Gesetzgebers Nachdruck zu verleihen, sieht die Abgabenordnung künftig zudem einen neuen Ordnungswidrigkeitstatbestand mit einer Bußgeldandrohung von bis zu 25.000 Euro vor. Mit einer unangekündigten Kassennachschau dürfen die Finanzämtern dies demnächst kontrollieren.

Eigentlich wäre es nun höchste Zeit, die Registrierkassen nachzurüsten, aber den meisten Betrieben sind die Hände gebunden, weil der Systemanbieter eine entsprechende Schnittstelle noch nicht anbieten kann. Grund für die missliche Ausgangslage ist, dass lange Zeit unklar war, wie die neue Technik ausgestaltet sein soll. Erst vor Kurzem hatte das Bundesfinanzministerium Licht ins Dunkel gebracht. Mittlerweile dürfte es jedoch schwierig werden, die entsprechenden Einrichtungen noch rechtzeitig vor Januar fertig zu entwickeln und beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie zertifizieren zu lassen. Vor diesem Hintergrund hat sich die Finanzverwaltung mit einem Beschluss auf Bund-Länder-Ebene nun laut eines Schreibens des Bundesfinanzministeriums auf eine zeitlich befristete Nichtbeanstandungsregelung bis 30. September 2020 verständigt.

Künftig sind den Vorgaben des Gesetzes zufolge alle Kassenvorgänge laufend zu erfassen und so festzuhalten, dass sie sich jederzeit nachvollziehen lassen. Von dieser Verpflichtung sollen sich nur Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, aus Praktikabilitätsgründen befreien lassen können. Im Bereich der Apotheken kommt diese Vereinfachung aber nicht zum Tragen, da bereits nach Auffassung des Bundesfinanzhofs eine Pflicht zur Einzelaufzeichnung besteht. Auch gilt ab dem kommenden Jahr eine Ausgabepflicht von Quittungen an Kunden. Dieser muss die Belege aber nicht, wie etwa in Italien, mitnehmen.

Darüber hinaus müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme demnächst eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle besteht. Das Sicherheitsmodul protokolliert dann mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs die Eingaben. Unerkannt ist eine nachträgliche Änderung nicht mehr möglich. Anschließend landen die Aufzeichnungen fälschungssicher auf dem Speichermedium. Im Falle einer Kassennachschau oder einer digitalen Betriebsprüfung können die Daten über die Schnittstelle übertragen werden. Spätestens am 31. Januar 2020 müssen dem zuständigen Finanzamt auch Art und Umfang der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und zertifizierten Sicherheitseinrichtungen mitgeteilt werden. Zudem besteht künftig eine Meldepflicht für alle Änderungen in diesem Bereich.

Ein neuer Ordnungswidrigkeitstatbestand regelt, dass jegliche Verstöße mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden können. Eine bereits 2018 eingeführte Kassennachschau ermöglicht es den Finanzbehörden, unangemeldete Kontrollen im Betrieb durchzuführen. Die Mitarbeiter der Finanzverwaltung haben dabei Zugriff auf die Daten und Dokumentation der Kassen. Die Nachschau gilt nicht als Außenprüfung. Erhöhte Rechtssicherheit durch die zwangsweise Aufhebung von Vorbehalten der Nachprüfung oder Eintritt einer Änderungssperre tritt folglich nicht ein.