Priorisieren lernen – Lebenszeit gewinnen

Jeder Mensch arbeitet anders, besonders wenn er unter Druck steht und eigentlich zu viel für einen Tag auf seiner Agenda hat. Der eine lässt sich schnell durch Social-Media-Nachrichten ablenken, der andere verzettelt sich gern an Unwichtigem, wieder ein anderer springt wild zwischen den Aufgaben auf seiner Liste hin und her. Raum für kleine Pausen bleibt selten. Entscheidend ist, seine Zeitfresser zu erkennen, Struktur zu schaffen und auch Pausen und Pufferzeiten einzukalkulieren. Einige Methoden können dabei helfen, das Berufs- und Privatleben effizienter und entspannter anzugehen.

Eine der wohl bekanntesten Techniken ist das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Er soll seinen Schreibtisch in vier Quadranten aufgeteilt haben, um besser priorisieren zu können. In den ersten Quadranten kommen Aufgaben, die wichtig und dringend sind und sofort erledigt werden müssen. In den zweiten kommen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Für sie sollte man sich eine Frist setzen. Handelt es sich um Aufgaben, die nicht wichtig, aber dringend sind, sollte man sie möglichst delegieren. Im letzten Quadranten befinden sich dann Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind und sich von der Liste streichen lassen.

Weniger Perfektionismus reicht oft aus, um in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent des Ergebnisses zu erzielen. Zu dieser Erkenntnis kam der italienische Ingenieur, Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto. Nach ihm ist die sogenannte Pareto-Methode benannt, die einen Zusammenhang zwischen Einsatz und Ertrag herstellt. Achtung: Diese Technik sollte nicht dazu verleiten, weniger gewissenhaft zu arbeiten. Dennoch kann sie dabei helfen, sich nicht unnötig zu verkünsteln.

Ebenfalls aus Italien stammt die Pomodoro-Technik, entwickelt von Francesco Cirillo, der sie nach einem Zeitmesser in Form einer Tomate benannte. Die Aufgaben werden bei dieser Methode auf Zeitblöcke von 25 Minuten verteilt, auf die jeweils eine fünfminütige Pause folgt. Nach vier Zeiteinheiten, darf man sich dann eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten gönnen. Die Abschnitte misst der Wecker oder eben die Küchenuhr. Entscheidend ist zu wissen, wie lange man selbst für die Aufgabe benötigt. Die überschaubaren Arbeitsportionen sollen Konzentration und Motivation fördern.

Vom »Simplify your Life«-Autor Lothar Seiwert stammt die ALPEN-Methode. Das Akronym steht für die Wörter Aufgaben, Länge, Pufferzeiten, Entscheidungen, Nachkontrolle. Ausgangspunkt für diese Arbeitsorganisationstechnik des Wirtschaftswissenschaftlers ist, nur 60 Prozent der Zeit für konkrete Tätigkeiten zu verplanen und den Rest für Unvorhergesehenes zu reservieren. Das soll Zeitnot und Stress vermeiden.

Die Kröten-Aufgabe zuerst zu erledigen, ist ein weiteres Konzept beim Selbstmanagement. Bekannt ist diese Vorgehensweise auch als sogenannte Eat-the-Frog-Prinzip. Das soll so viel bedeuten, wie die unangenehmste Aufgabe als Erstes am Tag zu erledigen – danach erscheint praktisch alles Weitere leichter, weil sich ein Gefühl der Entspannung einstellt. Diese Methode kann sich für Menschen auszahlen, die Unliebsames gern aufschieben.

Freier soll der Kopf ebenfalls werden, wenn man all seine Baustellen und To-dos in einem einzigen Verwaltungssystem erfasst und sie dort strukturiert, priorisiert und dann erledigt. Diese Getting-Things-Done-Methode des Beraters und Autors David Allen soll dabei helfen, den Überblick zu behalten und jedem die Angst davor nehmen, dass wichtige Punkte in Vergessenheit geraten.

Wer seine Gewohnheiten ändern möchte und ein wenig Motivation für regelmäßige Aufgaben benötigt, für den könnte die Jerry-Seinfeld-Methode funktionieren. Sie ist benannt nach dem US-amerikanischen Komiker und ist eigentlich sehr simpel. Jeder Tag, an dem man die gewünschte Aufgabe erledigt hat, wird mit einem Kreuz im Kalender markiert. Schnell entsteht eine Kette aus Kreuzen. Je länger diese wird, desto mehr soll sie dazu anspornen, am Ball zu bleiben. Durch das Visualisieren des bereits Erreichten, soll man besser zum Ziel gelangen.