Mehr Zeit für Kunden durch Digitalisierung

Sich angesichts der fortschreitenden Digitalisierung mit digitalem Dokumentenmanagement (DMS) zu beschäftigen, ist für Apotheken geboten. Darauf machte Kathrin Steinbach, Apothekeninhaberin aus Karlsruhe, beim zurückliegenden Bayerischen Apothekertag in Regensburg aufmerksam. Entsprechend eindeutig war ihr Vortrag überschrieben: »Wertschöpfung digitales Dokumentenmanagement. Keine Frage des Ob – sondern des Wann und Wie«.

Mit einem DMS ließen sich Zeit und Ressourcen einsparen und außerdem Platz schaffen, erklärte die Inhaberin der Schlossberg-Apotheke in Karlsruhe. Es sei in der Unternehmenswelt Usus und ermögliche sowohl die automatische Steuerung von Prozessen als auch den schnellen Zugriff auf Informationen.

»Klassisches« Arbeiten werde im Zuge der Digitalisierung allmählich durch »new work« abgelöst. Den traditionellen Parametern stünden Erwerbsorientierung, Weisungsgebundenheit, Präsenzpflicht, hierarchische Führung oder Einsatz von Standardsoftware inzwischen andere Orientierungspunkte gegenüber, so Steinbach. Diese seien zum Beispiel Sinnorientierung, Selbstbestimmung, Flexibilität und auch digitale Tools. Automatisierte Prozesse, also die Verlagerung bislang händischer Aktivitäten auf digitale, standardisierte oder individualisierte Workflows, ermöglichten mehr Zeit für Kunden. 

Die Basisfunktionen eines DMS sollten demnach Archivieren/Ablegen, Bearbeiten, Aufgaben-Organisieren sowie Recherchieren umfassen. Möglich seien Erweiterungen um thematische Bereiche, etwa Vertragsarbeit, Lernen, Wissensmanagement, Rechnungsbearbeitung.

Bei der Einführung eines DMS sollte ausschlaggeben sein, »was das System für mich leisten soll«, so Steinbach. Gegebenenfalls könnten Kollegen zu Rate gezogen werden. »Suchen Sie einen Anbieter, der die Prozessstrukturen in der Apotheke kennt«, riet Steinbach.