Bundesarbeitsgericht

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Kein Anspruch auf Gehaltsabrechnung in Papierform

Auch vor Gehaltsabrechnungen macht die Digitalisierung nicht Halt. War es für Arbeitgeber noch vor einigen Jahren Standard, ihren Angestellten die Gehaltsabrechnung auf Papier zukommen zu lassen, so ist es mittlerweile weit verbreitet, die Abrechnung lediglich online zur Verfügung zu stellen. Ob dies den gesetzlichen Anforderungen entspricht, hatten nun die Erfurter Richter am Bundesarbeitsgericht zu entscheiden, BAG, Urteil vom 28.01.2025, Aktenzeichen 9 AZR 487/24.

Um folgenden Sachverhalt ging es: Eine Arbeitnehmerin, die in einer großen Lebensmittelkette als Verkäuferin beschäftigt ist, sah sich in ihren Rechten beschnitten, als ihr Arbeitgeber die Aushändigung der Gehaltsabrechnungen umstellte. Der Belegschaft wurde statt eines Papierausdrucks nunmehr die Gehaltsabrechnung elektronisch zur Verfügung gestellt. Konkret erhielten die Arbeitnehmer Zugriff zu einem passwortgeschützten Onlinebereich, in dem die Gehaltsabrechnungen in das jeweilige Online-Mitarbeiterpostfach eingestellt werden.

Die Anspruchsgrundlage hinsichtlich der arbeitgeberseitigen Pflicht zur Aushändigung von Gehaltsabrechnungen bildet § 108 Abs. 1 S. 1 Gewerbeordnung (GewO). Hier lautet der konkrete Wortlaut »Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen.«

Genau diese Begrifflichkeit des »zu erteilen« war nunmehr Dreh- und Angelpunkt im Verfahren vor dem Bundesarbeitsgericht in letzter Instanz. Reicht es aus, wenn der Arbeitgeber eine digitale Abrechnung per Mail zusendet oder in einem passwortgeschützten Bereich für die Arbeitnehmer hinterlegt? Entspricht dieser erforderliche Zwischenschritt des Abrufs dann noch der Voraussetzung der Erteilung?

Nein, urteilten die Richter in der Vorinstanz beim Landesarbeitsgericht Niedersachsen, Urteil vom 16.01.2024, Aktenzeichen 9 Sa 575/23. Sie vertraten die Auffassung, dass es sich bei Gehaltsabrechnungen um zugangsbedürftige Erklärungen handele, die jedenfalls nicht nur in ein Online-Portal eingestellt werden könnten.

Anders nun allerdings die Einschätzung des Bundesarbeitsgerichts: Der Arbeitgeber erfüllt demnach seine Verpflichtung des »Erteilens« der Gehaltsabrechnung auch, wenn es eines Zwischenschritts, etwa durch Anmeldung in einem Mitarbeiterportal, zum Abruf bedarf.

Zwar müsste der Arbeitgeber hier auch Möglichkeiten anbieten für Arbeitnehmer, die privat keine Online-Zugriffe vornehmen könnten. Darüber hinaus bestehe jedoch kein Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform, urteilten die Richter.

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