Kassenbons auch mit QR-Codes möglich

Nachdem der Gesetzgeber zum Jahresbeginn 2020 die Bonpflicht bei Unternehmen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen eingeführt hatte, soll nun der Aufwand bei der Erstellung von Kassenbons für die Wirtschaft wieder etwas sinken. Künftig wird es bei der Erstellung von Kassenbons zwei Optionen geben. Neben der Option, die Pflichtangaben ganz normal auf dem Kassenzettel aufzulisten, können diese künftig auch als QR-Code auf dem Kassenbon abgedruckt werden. Das sieht die Änderung der Kassensicherungsverordnung vor, die am Montag im Bundesgesetzblatt veröffentlicht worden war. Sie gilt damit seit dem 10. August.

Damit müssen die Pflichtangaben der Belege künftig nicht mehr unbedingt maschinell, also direkt auslesbar auf dem Bon zu finden sein. Dies betrifft folgende Angaben: vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, Datum und Zeitpunkt der Belegausstellung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt, also der Betrag und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung sowie die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Der QR-Code auf den Kassenbons muss laut geänderter Verordnung der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) entsprechen, die für die jeweils zugehörige Art des Aufzeichnungssystems vorgeschrieben ist. Diese digitale Schnittstelle soll auf der Webseite des Bundeszentralamtes für Steuern in der jeweiligen Fassung veröffentlicht werden.

In knapp zwei Jahren greift zudem eine weitere Änderung der Kassensicherungsverordnung. Ab 1. Januar 2024 werden die Pflichtangaben erweitert. Ab diesem Zeitpunkt müssen sowohl die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems als auch des Sicherheitsmoduls mit auf den Kassenbons angegeben werden. Auch der Prüfwert sowie der fortlaufende Signaturzähler sind ab 2024 auf den Bons abzudrucken. Dies soll Manipulationslücken erkennbarer machen.

Laut Verordnungsbegründung könne mit dieser Maßnahme die Überprüfung des Kassenbons mittels eines Prüfprogramms innerhalb kurzer Zeit und außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen durchgeführt werden, erklärte die ABDA in einem Rundschreiben an ihre Mitgliedsorganisationen. Damit werde ein effektiver Prüfmechanismus geschaffen, indem die zusätzlichen Belegangaben in einem Prüfprogramm erfasst und validiert werden. Damit könne kurzfristig geprüft werden, ob die Kassensturzfähigkeit gegeben sei. Anhand einer Risikoanalyse könne entschieden werden, ob eine Kassen-Nachschau vor Ort oder eine Außenprüfung erforderlich sei, informierte die ABDA weiter.