Homeoffice für Apothekenteams: Was zu beachten ist

Für das Homeoffice gelten grundsätzlich dieselben arbeitsrechtlichen Regelungen wie für andere Branchen: Dazu zählen das Arbeitszeitgesetz, insbesondere Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen, das Arbeitsschutzgesetz sowie datenschutzrechtliche Vorgaben nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). »Apothekendaten müssen auch im Homeoffice durch entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden«, erklärt Martin Hassel, Fachanwalt bei der Kanzlei Dr. Schmidt und Partner in Koblenz, gegenüber der PZ. Als Orientierung könne die Checkliste des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik dienen. Zusätzlich müssen apothekenrechtliche Vorschriften wie § 7 ApoG, § 3 Abs. 4 und § 20 Abs. 1 Satz 2 ApoBetrO berücksichtigt werden.

Vor der Einführung von Homeoffice biete es sich an, im Vorfeld mit den Beschäftigten zu sprechen und diese auf die einzuhaltenden Vorschriften, insbesondere den Datenschutz, zu sensibilisieren, da der Datenschutz in der Branche einen hohen Stellenwert habe, erklärt Hassel. Weiterhin sollte eine schriftliche Vereinbarung erstellt werden, die die Gewährung von Homeoffice, die einzuhaltenden Gesetze und Regelungen sowie die gegenseitigen Pflichten und Rechte regelt.

• Datenschutz und Datensicherheit

Mit der Verarbeitung der Daten im Homeoffice bleibe zunächst der Arbeitgeber in der Verantwortung gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO. »Der ›Verantwortliche‹ und der ›Auftragsverarbeiter‹ haben nach § 64 Abs. 1 BDSG die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten«, erklärt Hassel.  Dabei seien Verschlüsselungsverfahren inklusive einer Ablageverschlüsselung auf dem mobilen Gerät nach dem neuesten Stand der Technik geeignet. 

Besondere Vorsicht sei bei der Verarbeitung sensibler Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, von Beschäftigtendaten nach § 26 BDSG und von Sozialdaten §§ 67 ff. SGB X geboten. Der Arbeitgeber habe die Beschäftigten auch im Homeoffice auf das Datengeheimnis nach § 53 BDSG zu verpflichten. Arbeitnehmer müssen laut Hassel sorgfältig prüfen, wer während einer Tätigkeit im Homeoffice Zutritt zum Arbeitsplatz hat, um den unbefugten Zugang zu personenbezogenen Daten zu verhindern. Mitarbeitende müssen außerdem geeignete Maßnahmen treffen, um den Zugriff Dritter auf sensible Daten zu verhindern.

• Geeignete Tätigkeiten im Homeoffice

Im Homeoffice können vor allem organisatorisch-bürokratische Aufgaben erledigt werden, so Hassel. Dazu gehören beispielsweise Einsatz- und Urlaubsplanung, Bearbeitung von Retaxationen, Beschreibung und Fortschreibung von Qualitätsmanagement-Prozessen, Vorbereitung von Aktionen und Angeboten, Pflege des Onlineshops (Texte, Preisbildung oder Ähnliches), Zählen, Abheften und Dokumentieren von Gutscheinen und Bonuspunktekarten, Erstellen von Kopiervorlagen und Formularen wie etwa Kostenvoranschläge und die Genehmigung von Hilfsmitteln sowie die Bestellung von Büromaterial oder die Teilnahme an Online-Schulungen. Darüber hinaus darf im Rahmen der Telepharmazie eine patientenbezogene Beratung per Telefon oder Videokonferenz erfolgen. 

Tätigkeiten, die laut Apothekenbetriebsordnung zwingend in der Offizin stattfinden müssen, dürfen nicht ins Homeoffice ausgelagert werden. Beratungsleistungen im Rahmen der Telepharmazie sind hiervon ausgenommen.

• Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung gelte genau wie in der Apotheke. Es bestehe lediglich eine eingeschränkte Kontrollmöglichkeit, sodass von den Beschäftigten in regelmäßigen Abständen Berichte über den Arbeitsfortschritt und/oder Teilarbeitsergebnisse angefordert werden können. Es könne ein gesondertes System zur Arbeitszeiterfassung in der Vereinbarung geregelt werden.

• Haftungsfragen

Die eingeschränkte Kontrollmöglichkeit im Homeoffice birgt potenzielle Haftungsrisiken. Diese lassen sich durch klare vertragliche Regelungen und regelmäßige Unterweisungen minimieren, erklärt der Rechtsanwalt.

• Arbeitsschutz

»Für die Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice sind die Gestaltung der Arbeitsaufgaben, der Arbeitszeit und die Integration der im Homeoffice befindlichen Beschäftigten in betriebliche Abläufe zu berücksichtigen«, sagt Hassel. Dies könne durch Begehung der potenziellen Homeoffice-Räumlichkeiten oder durch Befragung der Beschäftigten erfolgen. »Es sollte eine Anweisung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer erfolgen, die ergonomische Arbeitsplatzgestaltung und die Nutzung der Arbeitsmittel, zum Beispiel korrekte Bildschirmposition, möglichst separate Tastatur und Maus, richtige und wechselnde Sitzhaltung und Bewegungspausen umzusetzen.« Dies sei eine Unterweisung der Beschäftigten über die Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel.

Zudem sollte in der Homeoffice-Vereinbarung eine Pflicht des Arbeitnehmers erfasst werden, etwaige arbeitsschutzrechtliche Maßnahmen auch umzusetzen. Durch die Vereinbarung eines Zutrittsrechts des Arbeitgebers in der Homeoffice-Vereinbarung könne eine Kontrolle gewährleistet werden.

• Weitere wichtige Hinweise

Unfälle im Homeoffice gelten als Arbeitsunfälle (§ 8 Abs. 1 Satz 3 SGB VII). Entscheidend sei jedoch der Bezug zur Arbeit.

Zwingend sei es, Regelungen über die Arbeitsmittel zu treffen. Werden Arbeitsmittel gestellt, so könne beispielsweise deren private Nutzung verboten oder gewährt werden.

Grundsätzlich trägt laut Hassel der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit im Homeoffice tätigt. Das gilt beispielsweise für Kommunikationskosten und Büromaterial. »Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden«, empfiehlt der Rechtsanwalt. 

Zudem könne die Homeoffice-Vereinbarung zur Probe auch befristet werden.