Das Backoffice wird zum Herzstück der Offizin

Dass im Backoffice von morgen »außerordentlich viel Potenzial steckt«, davon ist auch die Apothekengewerkschaft Adexa überzeugt. Die Vor-Ort-Apotheken müssten sich auf dem Markt neu positionieren und ihre klassischen Aufgaben mit einem modernen Unternehmertum kombinieren. Die Tätigkeiten der PKA wie »schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen, Rabattverträge oder Produkt-Trends bis hin zur maximalen Lieferbarkeit und einer ständigen Kontrolle der Preisstruktur« seien eben »nicht mal eben zwischen HV und Rezeptur durch pharmazeutisches Personal« zu erfüllen, hebt die Gewerkschaft gegenüber der PZ hervor. Bei dem zunehmenden Stress hält sie außerdem eine gute Personalführung seitens der Apothekenleitung für zentral.

Auch Automatisierung und Digitalisierung durch Kommissionierautomaten, elektronische Preisetiketten oder entsprechende Software-Programme entlasten laut Adexa die Backoffice-Mitarbeiter. Die Anforderungen an PKA haben sich jedoch verändert: Aus Sicht der Gewerkschaft sollte es schon bald neue Ausbildungspläne geben, die noch intensiver die kaufmännische Richtung sowie wirtschaftliches Denken und Handeln in den Fokus rücken. Aber auch Gesprächsführung, Verhandlungsgeschick, analytisches Denken und Social-Media-Kompetenz sollten Teil der PKA-Ausbildung sein. »Ziel wäre, dass die Apothekenleitung künftig den Einkauf an ihr kaufmännisches Personal abgibt und sich so Raum und Zeit schafft für Personalführung und Unternehmensentwicklung«, heißt es.

Die Motivation der Mitarbeiter spielt nämlich eine entscheidende Rolle. Nach Adexa-Angaben berichten PKA immer wieder, dass sie sich gerne mehr einbringen und Prozesse optimieren würden, aber nicht dürfen. Dabei existiere insbesondere in diesen Zeiten mehr denn je die Möglichkeit, den Beruf neu zu denken und dessen Positionierung in der Apotheke zu stärken. In einer modernen Offizin sieht Adexa die PKA als »die rechte Hand der Apothekenleitung«.

Nicht zuletzt die Pandemie hat gezeigt, dass in einem gut funktionierenden Backoffice perspektivisch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für die Apotheke vor Ort liegt. Dazu müssen die Mitarbeiter allerdings auch fit im Umgang mit technischen und digitalen Hilfsmitteln sein, um die Datenflut zu managen. Der Software-Anbieter Pharmatechnik ist nach eigenen Angaben »bestrebt mit IXOS der Apotheke eine Apotheken-EDV zur Verfügung zu stellen, mit der diese für jede Anforderung gut gerüstet ist und gleichzeitig die Aufwände und Komplexität« reduzieren kann. Wie das Unternehmen der PZ sagte, will es sein Produkt weiter ausbauen, um die Menge eingehender Daten und Bestellungen zu bündeln und »clever zu sortieren«. Geplant ist demnach ebenfalls, verstärkt das Thema Organisation in der Offizin anzugehen. So sollen Aufgaben direkt im System bestimmten Mitarbeitern zugeteilt werden können. Das Abarbeiten dieser Zuweisungen soll dann weitestgehend automatisiert erfolgen.

Eine sogenannte Multishop-Anbindung bietet ebenfalls der Softwarehersteller CGM Lauer an. Damit könne die Apotheke gleich auf mehreren Portalen präsent sein, so der Hersteller gegenüber der PZ. Für das Bearbeiten von digital einlaufenden Online-Bestellungen und E-Rezepten im Backoffice bietet das Unternehmen nach eigenen Angaben über sein WINAPO-System für die Lieferung der Arzneimittel etwa eine Botendienst-Organisation samt Smart-Courier, der die Route plant und die Sendung trackt, also live verfolgt, oder eine Lieferung an eine Abholstation. »Der Kunde wird dabei über den Status und die Fertigstellung seiner Bestellung elektronisch informiert.« Auch Telepharmazie mit und ohne Terminbuchung sei über das System bereits möglich.