Willkommen im Team

<typohead type="3">Willkommen im Team

Von Jutta Degenhardt

Es ist nicht immer leicht, gute Mitarbeiter zu finden. Wenn der neue Kollege zügig eingearbeitet wird, sorgt das zum einen dafür, dass er sich schnell wohl fühlt. Zum anderen entlastet es den Betrieb. Mit einem detaillierten Einarbeitungsplan lassen sich neue Kollegen schnell integrieren.

Sinn und Zweck eines Einarbeitungsplanes ist es, dem neuen Mitarbeiter eine schnelle Orientierung in allen Arbeitsbereichen zu ermöglichen und ihn strukturiert und zielgerichtet einzuweisen. Störungen, Mängel und Fehler im Betriebsablauf durch Übermittlungsfehler werden vermieden. Der Arbeitskraftverlust während der Einarbeitungszeit wird gering gehalten, der Mitarbeiter gelangt zügig zu einer guten, effizienten Arbeitsweise. Nicht zuletzt arbeiten alle Apothekenmitarbeiter darauf hin, dass sich der neue Kollege schnell wohl fühlt und ihm die Arbeit Spaß macht. Schließlich belastet Fluktuation die Nerven aller und den Geldbeutel des Chefs.

Die Einarbeitung in einer Apotheke fußt auf den zwei Säulen Kommunikation und Dokumentation. Das bedeutet, Dinge werden von Kollegen erklärt, sind dann aber nachlesbar und damit selbstständig reproduzierbar. Um alle relevanten Punkte abzuarbeiten, ist eine detaillierte Checkliste sinnvoll. Zur Dokumentation in der Apotheke eignet sich zum Beispiel das Qualitätsmanagementsystem (QMS) der Apotheke. Gegliedert werden kann eine solche Liste in zeitliche Abschnitte. Für die einzelnen Punkte werden Zuständigkeiten definiert. Die Erledigung ist abzuzeichnen. Jede Apotheke sollte dabei inhaltlich und zeitlich ihren individuellen Plan unter Berücksichtigung betrieblicher Besonderheiten entwickeln. So kann man zum Beispiel in die Phasen Vorbereitung, erster Tag, erste Woche gliedern.

1. Phase: Vorbereitung

Verantwortlich: Apothekenleiter. Es gehört zum guten Stil, die neue Kollegin im Vorfeld anzurufen, um ihr zum Beispiel den Dienstbeginn mitzuteilen, sie gegebenenfalls auf Anfahrt, Parkmöglichkeiten, mitzubringende Unterlagen (wie die Lohnsteuerkarte) hinzuweisen. Namensschild und (falls vorhanden) ein persönliches Fach sind vorzubereiten. Ein Teammitglied erhält die Funktion als Pate.

2. Phase: Erster Tag vormittags

Verantwortlich: Apothekenleitung oder Vertretung. Hier gehören Begrüßung, Vorstellung beim Team, ein persönliches Gespräch im Büro und die Abwicklung der Formalitäten ins Programm. Es empfiehlt sich, zunächst die »Basisinfos« der Apotheke zu besprechen (wie Leitbild, Arbeitszeiten, Urlaubsregelung, Telefonsitten).

3. Phase: Erster Tag nachmittags

Verantwortlich: Pate, Betreuer. Der Pate stellt die Mitarbeiter mit deren Arbeitsschwerpunkten vor und macht einen Rundgang durch die Apotheke. Dabei werden die Funktionsbereiche deutlich. Weiter geht's mit den Individualitäten der Apotheke wie Kittelaufbewahrung, Wäscheplan, Schwarzes Brett, Telefonliste, Apotheken und Ärzte in der Umgebung, Literatur, Besonderheiten (unter anderem bezüglich Chef und Umfeld, Geburtstagsgepflogenheiten und  Fortbildung).

4. Phase: Erste Woche

Verantwortlich: Pate, Betreuer. Nun folgen weitere Funktionalitäten der Apotheke, allen voran die EDV (unter anderem Kassenfunktion, Nachlieferungsbestellung, Rezeptablage). Wichtig sind im hinteren Bereich je nach Qualifikation des neuen Mitarbeiters: Lagerorte, Bestellrhythmus Großhandel, Wareneingangsbearbeitung, Rezeptur, Defektur. Für das pharmazeutische Personal gehören noch verkaufsrelevante Schulungen dazu wie Erläuterungen zum Empfehlungsmarketing, zur Kundenkarte und, und, und. Im Anschluss wird der neue Kollege dann in seine Tätigkeiten gemäß individueller Stellenbeschreibung eingearbeitet.

Natürlich wird sich der neue Mitarbeiter nicht alles gleich merken können. Daher ist es sinnvoll, alle relevanten Informationen und Prozessschritte übersichtlich und nachlesbar zu dokumentieren. Apotheken mit einem praxisnahen, gelebten QMS-System dürften da im Vorteil sein. Dabei sollte die Chance genutzt werden, die Anregungen und Ideen des neuen Kollegen zur Optimierung der Unterlagen heranzuziehen.

Ein detailliertes Muster für eine Checkliste zur Einarbeitung von Apothekenmitarbeitern können Sie kostenlos bei der Treuhand Hannover GmbH abrufen: Sekretariat der Betriebswirtschaftlichen Abteilung unter (05 11) 8 33 90-254 oder Fax (05 11) 8 33 90-343, E-Mail: birgit.ruscheweyh(at)treuhand-hannover.

Weitere Themen im Ressort Wirtschaft und Handel...